こんにちは。最近汁物ばかり食べてます。阿部です。
実はちょっと前まで あるイベントの主催をやっていました。
札幌で開催された、100~150規模の中規模なイベントでしたが、
なかなか工夫してできた気がしたので、振り返りも兼ねてまとめようと思います。
やったこと
(長いんでリンクにしました。好きなとこだけ読んで下さい。)
承前
前提として、
僕は普通に平日サラリーマンとしてフルタイムで働いてますし、
他の主催者の方々もほとんどは同じような感じです。
イベントの開催が決まったのは開催日の約2ヶ月前。
マイナーな音楽ジャンルのイベントというのもあって告知とチケット販売が
急がれる状況でした。
さらに海外のアーティストともあって、ノルマもそこそこ。
正直最初は主催者全員、赤字覚悟で開催に踏み切りました。
チケット販売〜受付はスマホで完結させようとしてみた
正直受付バイトに払う余裕も人員もない。
ライブの告知ポスターを街中に貼ろうにも全員昼間は働いている。
ローチケなどのチケット販売委託業者を使おうにも手数料がかかる。
個人でイベンターやろうとするとはまずはここにぶち当たるんだなぁと痛感...。
じゃあまずはここをなんとかしようと考えました。
思いついたきっかけはちょっと前に上野に見に行った「エッシャー展」。
思えば常時500人くらい並んでた列をスマホ使って3~4人で回してました。
「へぇーすげー簡単だなあ」と思って見てたので記憶に残ってたんです。
個人でもできないものかと調べてみたらちゃんとあるんですねー。
Livepocket (ライブポケット)
SNSに慣れてる方だと簡単に登録＆いい感じのイベントページが作成&チケット販売開始できます。
余裕です。びっくりするくらい。
冗談抜きに30分とかからずにチケット販売開始できました。
しかも手数料やすい！売上に対してたったの5%です。
手数料以外のコストは0です
他の大手チケット販売委託サービスだと手数料8%くらいですし、さらに登録料とかも取られますね。
なのに特に取り上げるでもなくとりあえずチケット置いてあげるよ。くらいの感じです。
今回のケースだとほぼメリットなしですね。
結果として、ご年配の方の参加が多いことや、知り合いに配るなどの理由で
紙チケットを主に販売することになったのですが、それでも1/3のお客様はLivepocketで購入してくれました。
受付もめちゃくちゃ楽でした。
かかった手数料はチケット2枚分くらいのもんでした。
元をとってお釣りが来るくらいの感覚ですね。
主催チームの打ち合わせを全部チャットで済ませてみた
社会人はみんな忙しいんで集まれませんよね。
しかも今回メンバーはみんな結構離れたところに住んでいました。
じゃあチャットでやろうか、と思ったけど年代もバラバラ。
最初はSlackとか使ってやろうかとも思ったのですが、
あれ、ある程度慣れてる人じゃないと辛くないですか。
だからみんな使ってるFacebookを使って見ました。
使ったのは、Facebookのグループ機能。
秘密のグループにして、主催者だけが見れるようにできます。
スレッドを議題毎に立てて、そのスレッド内でやりとりをしようとしました。
(後述しますが、みんな全然使ってくれなくてうまくいかなかった笑)
それからMessenger。こちらは簡単にやり取りする用で、
ビデオチャットを使って顔を見ながら会話できます。
今回みたいな用途でFacebook使った効果はまあ60点くらい？
以下のような理由です。
良かったところ ・みんな使い慣れているから使い方について説明しなくてもある程度使える ・アプリとかわざわざ入れなくてもいい ・人を追加するときもわざわざアカウント作らなくていいから楽 悪かったところ ・雑音が多い(ニュースフィード見ると関係ない投稿とかも混ざっちゃう) ・使い慣れているがゆえに好き勝手に使ってしまう (Messengerのほうが早いし楽だから、あとから見返すことも考えずにMessengerで重要なこと書いちゃうetc...) ・Messengerのビデオチャット、画面共有できない(これが結構痛かった)
Messengerの気軽さが仇になった感じですね、投稿がたまると話題についていけなくなってました。
Facebook、便利だけど微妙に不便。
今後は導入がめんどくさくても別のグループウェア使ったほうが良さそうですねー。
同じFacebook製のWorkplaceとか、使い勝手はFacebookと同じなので良さそうかなーと思ってます。
資料は全部Googleスプレッドシートで作成してみた
これ。結構自分の中ではgood job (自画自賛) でした。
作った資料はこんな感じ
- コスト管理表
- 来場者名簿
- タスクリスト
- スケジュール
- 振り返り資料
全部みんなが見えるところで編集できますし。
(もちろん権限設定はちゃんとしてます)
スマホからも見れますし。
いい感じのグラフとかすぐ作成できますし。
Google先生最高。
資料が残ったことによって今後同じようなイベンターの仕事があった時に強力な武器になることでしょう。
まとめ
そんなこんなで今回はなんとか黒字でイベントを無事終えることができたので、
よかったという感想と、もっとうまくやれたなーという感想と半々くらいの気持ちです。
まあ働いていて時間なくても、こういうツールなりやり方でもって
150人動員するぐらいの運営はできたなぁという話でした。
ではまた。
